La gestion des rôles permet de gérer les fonctionnalités des utilisateurs en fonction de leurs rôles spécifiques. La plate-forme de préversion dispose d'un ensemble de rôles par défaut qui peuvent être clonés pour créer des rôles personnalisés si vous le souhaitez. Les rôles par défaut dans les instances d'aperçu sont : gestionnaire, BDM, gestionnaire de documents, administrateur client, spécialiste du financement, souscripteur, agent hypothécaire et souscripteur junior. Dans une instance de production, l'ensemble des rôles par défaut peut être personnalisé pour le lancement afin de répondre aux besoins du prêteur. Bien que les rôles par défaut puissent être clonés, ils ne peuvent pas être supprimés.
Remarque : Il existe du code back-end lié aux rôles par défaut, leur modification peut donc entraîner des problèmes d'accès dans votre environnement. Nous vous recommandons fortement de ne pas modifier ces rôles mais de les laisser tels quels. Si vous devez créer des rôles personnalisés, vous pouvez le faire en clonant vos rôles par défaut et en modifiant ou en supprimant ces rôles selon vos besoins. Les rôles par défaut sont clairement identifiés car leur rôle par défaut est indiqué dans la description du rôle.

Une fois qu'un rôle est attribué à un utilisateur, celui-ci se verra immédiatement accorder les autorisations associées à ce rôle. Les utilisateurs peuvent se voir attribuer plusieurs rôles et le système empile les autorisations lorsque cela se produit. Toutes les autorisations accordent l’accès plutôt que de le restreindre, ce qui signifie qu’elles s’additionnent plutôt que de s’annuler. Par conséquent, il n’y a pas d’autorisations conflictuelles ni de problèmes de flux de travail lorsque plusieurs rôles sont attribués. Par exemple, si le rôle A dispose des autorisations x, y, z et que le rôle B dispose des autorisations m, n, o, l'attribution d'un utilisateur au rôle A et au rôle B lui accorde effectivement un nouveau rôle avec les autorisations x, y, z, m, n, o.

Pour trouver la section Gestion des rôles, procédez comme suit :

Accédez au portail du gestionnaire à partir du menu supérieur.
Cliquez sur l'option Gestion des rôles dans la barre latérale de gauche.

Il y a deux sous-sections : Origination et Service. Toutes les configurations dans la section Origine s'appliqueront aux fonctionnalités non liées au service. D'un autre côté, toutes les configurations avec la section Maintenance s'appliqueront aux fonctions liées à la maintenance.

Gestion des rôles

Liste des rôles - Sur le côté gauche de la section « Gestion des rôles » se trouve la liste des rôles. Tous les rôles existants seront répertoriés ici et pourront être cliqués pour ouvrir leurs détails, leurs autorisations et les utilisateurs affectés à ce rôle. Les rôles sont ajoutés à la liste dans l'ordre dans lequel ils sont créés.

Points de suspension en ligne - Cliquer sur les points de suspension en ligne pour un rôle donné permet à l'utilisateur de le cloner ou de le supprimer.

Remarque : les rôles par défaut ne peuvent pas être supprimés, cette option sera donc grisée.

Champs de recherche - Dans les zones de recherche, l'utilisateur peut rechercher un rôle, une autorisation ou une catégorie d'autorisation spécifique en saisissant le texte de ce qu'il recherche.

Section « Détails »

Cette section affiche le nom du rôle, sa description, les étapes liées, s'il est attribuable ou non, et si les membres de l'équipe affectés à ce rôle seront avertis lorsque le rôle sera attribué. Tous les champs peuvent être modifiés en ligne et seront automatiquement enregistrés.

Remarque : les rôles par défaut seront identifiés avec le rôle par défaut dans la description.

La section Détails peut être différente pour certains prêteurs. Le champ Ezidox Collector s'applique si votre entreprise est configurée avec Document Management. Le numéro de collecteur Ezidox ne doit pas être modifié car il sert de configuration backend pour mapper les rôles AI aux rôles DM.

Étapes liées

La fonctionnalité des étapes liées offre la possibilité d'utiliser les étapes comme files d'attente de travaux non affectés. Il s'agit d'un champ à sélection multiple dans lequel vous pouvez sélectionner la ou les étapes appropriées auxquelles lier le rôle. Lorsqu'une offre non attribuée au sein d'une étape est liée à un rôle spécifique, tous les utilisateurs disposant de ce rôle verront l'offre dans leur vue Pipeline. Par exemple, il existe une transaction non attribuée dans l'étape de révision des documents et le rôle Exécution des opérations est lié à cette étape. Si aucun utilisateur doté du rôle Ops Fulfilment n'est affecté à la transaction, tous les utilisateurs dotés de ce rôle verront la transaction dans leur vue Pipeline jusqu'à ce qu'un utilisateur doté du rôle applicable soit attribué. Pour une meilleure compréhension, veuillez regarder cette démonstration vidéo (anglais seulement) : Afficher les offres non attribuées dans les étapes liées au rôle.

Remarque : Cela ne s'appliquera pas si le rôle est inattribuable, car un rôle inattribuable ne peut pas être lié aux étapes. De plus, une fois qu'une personne est affectée ou s'auto-attribue à ce rôle pour une transaction particulière, la transaction n'apparaîtra plus dans la vue Pipeline pour les autres utilisateurs ayant le même rôle.

Rôles attribuables

Certains rôles, tels que les rôles d'administrateur, de formateur, d'auditeur ou de conformité, peuvent ne pas avoir besoin d'être visibles en tant que membres de l'équipe sur des applications individuelles en raison de la nature de leurs responsabilités.

Marquer un rôle comme attribuable permet aux administrateurs d'indiquer quels rôles doivent être visibles dans la section Équipe du tableau de bord des applications. A l’inverse, cela leur permet d’identifier quels rôles ne doivent pas être visibles dans la section Equipe. Les rôles marqués comme attribuables s'afficheront dans la liste d'équipe d'une application.

Par défaut, lorsque vous créez un rôle, il sera marqué comme attribuable. Cela signifie que la case Assignable sera cochée, permettant d'attribuer le rôle aux utilisateurs et d'être visible dans la liste des équipes au sein du tableau de bord des applications. Si vous ne souhaitez pas que le rôle soit attribuable, décochez simplement la case Assignable lors de la création du rôle.

Cliquez ici pour en savoir plus.

Pour marquer un rôle comme attribuable, accédez à Gestion des rôles dans le portail du gestionnaire. Recherchez le rôle que vous souhaitez rendre visible dans la liste des équipes et cochez la case Assignable.

Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir une liste complète des rôles sur le côté gauche. Presque tous ces rôles ont été marqués comme attribuables, ce qui signifie qu'ils seront affichés dans la liste d'équipe de toutes les candidatures. Cependant, deux rôles n'ont pas été marqués comme attribuables, et vous pouvez observer leur absence dans l'exemple de liste d'équipe à droite.

Même si un rôle n'est pas marqué comme attribuable, vous pouvez toujours l'attribuer aux utilisateurs. Le rôle continuera à fonctionner comme d'habitude, avec toutes ses autorisations intactes. La seule différence est qu'il ne sera pas visible dans la liste des équipes.

Remarque : Si un utilisateur se voit attribuer un rôle qui n'est pas coché comme pouvant être attribué, cet utilisateur n'apparaîtra dans aucune liste déroulante pour le sélectionner en tant que gestionnaire direct ou auquel attribuer des tâches.

Informer l'équipe de l'attribution des rôles

Vous pouvez indiquer dans les rôles si vous souhaitez qu'une équipe ou plusieurs utilisateurs soient informés simultanément lorsque leur rôle est attribué. Cela permet de gérer les notifications pour plusieurs utilisateurs simultanément au lieu d'un seul, offrant ainsi des temps de réponse plus rapides aux demandes.

Cette fonctionnalité est gérée dans la gestion des rôles au sein du portail du gestionnaire et ne fonctionne que si le rôle est marqué comme attribuable. Pour activer cela, procédez comme suit :

Accédez à la section Gestion des rôles dans Manager Portal.
Sélectionnez le rôle approprié.
Dans l'onglet « Détails » (onglet par défaut), cochez la case associée à l'option « Notifier l'équipe lors de l'affectation ». La case « Assignable » doit déjà être cochée comme condition requise pour cette fonctionnalité.
Une fois que « Notifier l'équipe lors de l'affectation » est coché, un champ « Adresse e-mail à notifier » s'ouvrira. pour la population. Vous devez remplir ce champ avec l'adresse de l'équipe concernée. Cette fonctionnalité prend en charge les rôles qui fonctionnent en équipe, par ex. Départements de fraude.

Lorsque cette fonctionnalité est activée et qu'un utilisateur est initialement affecté au rôle dans une transaction, l'e-mail est envoyé à l'utilisateur et aux membres de l'équipe concernés. Tous les utilisateurs ultérieurs ajoutés au rôle dans l’accord recevront la notification, mais pas l’équipe. Pour les notifications, il existe deux modèles de notification : un modèle par défaut/générique informant l'utilisateur qu'il a été affecté à une transaction, et un modèle spécifique à l'équipe qui sera envoyé à l'équipe, par exemple. un modèle « Risque de fraude ».

Section « Autorisations »

La section « Autorisations » contient la liste complète des autorisations et des affichages qui ont été appliqués à un rôle donné. Le champ de recherche permet aux utilisateurs de filtrer les autorisations et les catégories à l'aide de mots-clés. De plus, il existe des filtres prédéfinis qui permettent aux utilisateurs d'afficher toutes les autorisations, uniquement les autorisations sélectionnées ou uniquement les autorisations non sélectionnées. De plus, vous pouvez trier les autorisations et les catégories d'autorisations par ordre croissant et décroissant. Ceci est particulièrement utile lorsque vous recherchez un ensemble d'autorisations. Le système regroupera toutes les autorisations ou catégories portant des noms similaires, ce qui facilitera la recherche de ce dont vous avez besoin.

Pour attribuer ou annuler l'attribution une autorisation avec un rôle, cliquez simplement sur la case à cocher à côté de l'étiquette d'autorisation.

Une fenêtre contextuelle de confirmation s'affichera lorsque vous cochez ou décochez la case. Cliquez sur Oui pour confirmer votre choix.

Remarque : Si un rôle est créé, mais qu'aucune autorisation pour ce rôle n'a été sélectionnée et que ce rôle est attribué à un utilisateur, celui-ci ne pourra pas se connecter tant qu'au moins une autorisation n'aura pas été attribuée. Un bon choix pour une autorisation initiale serait « Peut voir les offres attribuées ». Référez-vous au Section Autorisations et connexion au système pour plus d'informations.

Il convient également de noter que certaines autorisations fonctionnent conjointement les unes avec les autres. Par exemple, les autorisations d'affichage/recherche fonctionnent en tandem avec les autorisations du pipeline. Cela signifie que si vous créez un utilisateur avec un accès en lecture seule mais que vous ne lui attribuez pas les autorisations de pipeline, il ne pourra pas se connecter. Il ne pourra rien voir s'il ne peut pas le voir dans son pipeline.

Section « Utilisateurs »

La section « Utilisateurs » héberge tous les utilisateurs affectés à un rôle donné. Le bouton « Ajouter un nouvel utilisateur » permet d'ajouter un utilisateur à un rôle à partir d'une liste d'utilisateurs existants. Lorsqu’un rôle est attribué aux utilisateurs dans la section « Gestion des utilisateurs » du portail du gestionnaire, ils apparaîtront automatiquement dans cette section.

Bouton « Ajouter un nouveau rôle »

Cliquez sur le bouton « Ajouter un nouveau rôle » sous l'en-tête « Gestion des rôles ».
Dans la liste déroulante, saisissez le nom du rôle et une description. Si le rôle que vous créez ne diffère d'un autre rôle que par quelques autorisations, il peut être utile d'inclure ces informations dans la description.
Cliquez sur le bouton « Créer un rôle » lorsque vous avez saisi le nom et la description.
Parcourez la liste jusqu'à ce que vous trouviez votre nouveau rôle et cliquez dessus pour modifier ses détails, ses autorisations et les utilisateurs attribués. Le système enregistre automatiquement toutes les modifications.

Clonage d'un rôle

Recherchez le rôle que vous souhaitez cloner dans la liste des rôles et cliquez sur les points de suspension en ligne.
Dans la liste déroulante, sélectionnez « Cloner ». Le système créera automatiquement un autre rôle portant le même nom en y ajoutant - clonez-le afin que vous puissiez différencier les deux et les autorisations, mais ne clonera pas les utilisateurs.
Parcourez la liste jusqu'à ce que vous trouviez votre nouvelle copie du rôle cloné et cliquez dessus pour modifier ses détails, ses autorisations et les utilisateurs attribués. Le système enregistre automatiquement toutes les modifications.

Autorisations

Autorisations préalables

Ces autorisations sont nécessaires au bon fonctionnement de plusieurs autres autorisations disponibles au sein de la gestion des rôles. Les autorisations de configuration du système sont généralement réservées aux rôles de type Gestion ou Administrateur et permettent à un utilisateur de créer et de modifier des rôles et des autorisations dans le portail du gestionnaire.

Autorisations de configuration du système

Gérer la configuration du système : il s'agit d'une autorisation par défaut. Il ne peut pas être désactivé car il est nécessaire pour permettre aux utilisateurs de configurer le système.

Mettre à jour les paramètres de l'entreprise : cette autorisation permet aux utilisateurs de configurer les paramètres de l'entreprise dans la section Paramètres du portail du gestionnaire. Il est important de noter que cela ne fonctionnera que si l'autorisation Gérer la configuration du système est activée.

Grâce aux autorisations de modification des applications, vous contrôlez la modification des applications en fonction de différentes étapes et de la propriété. En fonction des responsabilités requises d'un rôle, l'une des cinq autorisations doit être activée pour que les droits de modification de l'application fonctionnent. Certaines autorisations, indiquées par une icône d'info-bulle à côté du nom de l'autorisation, dépendent de l'activation de l'une des autorisations des droits de modification de l'application pour fonctionner efficacement. Voici une répartition des cinq autorisations de droits de modification des applications :

Autorisations des droits de modification de l'application
Mettre à jour l'application attribuée à l'utilisateur - Vous permet de modifier les applications qui vous sont spécifiquement attribuées.
Mettre à jour l'application créée par l'utilisateur - Permet de modifier les applications que vous avez créées.
Mettre à jour l'application en phase fermée : accorde l'autorisation de modifier les applications déjà fermées.
Mettre à jour l'application au stade initial - Spécifiquement pour modifier les applications qui en sont au stade initial.
Mettre à jour l'application à n'importe quelle étape : vous donne la possibilité de modifier les applications quelle que soit leur étape actuelle. Si un utilisateur a cette autorisation activée, il n'a pas besoin des autres car elle couvre toutes les applications, éliminant ainsi le besoin d'autorisations d'étape individuelles.

Essentiellement, les autorisations de configuration du système constituent des pouvoirs globaux et ces autorisations sont nécessaires pour ajuster toutes les autres autorisations et accéder au portail du gestionnaire. Si un utilisateur a coché ces autorisations, il peut ajuster les autorisations des droits de modification de l'application pour différents rôles, ce qui peut imposer de sérieuses limitations sur ce que ce rôle peut effectuer au sein de la LOS.

Par exemple:

Un gestionnaire aurait les 7 autorisations préalables cochées et serait en mesure d'effectuer n'importe laquelle des actions décrites dans le tableau des autorisations ci-dessous.

Un souscripteur peut disposer des cinq autorisations de droits de modification d'application et peut donc effectuer presque autant d'actions, moins la possibilité d'accéder au portail du gestionnaire.

Un BDM peut ne disposer d'aucune des 7 autorisations préalables, ce qui signifie qu'il ne peut se voir accorder que des autorisations dans le tableau qui ne dépendent pas des autres autorisations identifiées ci-dessus.

Les notes et les tâches sont souvent utilisées par des personnes qui ne disposent pas de droits de modification sur demande, comme un spécialiste du financement ou un auditeur. Ces autorisations sont découplées des droits de modification afin que vous puissiez attribuer ces autorisations aux utilisateurs dont vous ne souhaitez pas modifier les applications.

Remarque : Si vous envisagez d'attribuer à un utilisateur l'une des autorisations d'application Afficher/Rechercher, vous devez également attribuer les autorisations de pipeline correspondantes (liste).

Autorisations et connexion au système

Pour se connecter au système, un utilisateur doit disposer de l'une des autorisations de pipeline suivantes :

Le système utilise par défaut la vue Pipeline lors de la connexion. Si un utilisateur ne dispose d'aucune de ces autorisations, il sera automatiquement déconnecté.

Tableau des autorisations

Il y a 82 autorisations au total.

Catégorie	Autorisation
Demandeur	Ajoutez une partie prenante à l’application. Nécessite également que l'option Gérer les parties prenantes de type Avocat et Tiers sur l'application soit activée si vous ajoutez des Avocats ou des Tiers.
	Supprimer les parties prenantes de l'application
	Supprimer les parties prenantes des candidatures au stade initial
	Mettre à jour les parties prenantes sur la candidature
	Gérer les intervenants de type Avocat et Tiers sur demande
Application	Peut archiver les candidatures
	Créer une nouvelle application (cette autorisation active le bouton de création manuelle)
	Mettre à jour l'application à n'importe quelle étape
	Peut créer des notes d'application (dans l'application - coin inférieur droit)
	Mettre à jour l'application dans la phase initiale
	Mettre à jour l'application en phase fermée
	Mettre à jour l'application créée par l'utilisateur
	Mettre à jour l'application attribuée à l'utilisateur
	Supprimer l'application
	Supprimer l'application au stade initial
	Application de verrouillage/déverrouillage
	Modifier le rachat dans l'application
	Modifier la réduction dans l'application
	Mettre à jour la période de paiement anticipé sur demande
	Juger les demandes des parties restreintes
	Envoyer au système bancaire principal (paramètre du locataire)
	Soumettre la candidature au moteur de décision
	Juger les candidatures des membres du personnel
	Modifier la priorité dans l'application
	Modifier le pouvoir discrétionnaire sur un prêt hypothécaire
	Modifier les décréments sur une hypothèque
Conditions d'application	Supprimer une condition d'application
	Examiner les conditions de candidature
	Ajouter une condition de candidature
Indicateur de risque d’application	Créer et modifier des indicateurs de risque d'application
	Marquer comme résolu sur les indicateurs de risque avec la gravité de l'échec
	Marquer comme résolu sur les indicateurs de risque avec la gravité de l'examen manuel
Attribuer un utilisateur	Attribuer un souscripteur à la demande au stade initial
	Attribuer un gestionnaire à l'application (permet à un utilisateur d'attribuer un gestionnaire si l'option « Attribuer des utilisateurs à l'application n'a pas été activée pour leur rôle)
	Attribuer des utilisateurs à l'application (permet à l'utilisateur d'attribuer n'importe quel rôle)
Chat	Chat dans l'application
Équifax	Extraire le rapport Equifax
Document de condition	Supprimer un document de conditions
	Ajouter un commentaire au document de condition
	Examiner le document de condition
	Télécharger le document de conditions
	Modifier le document de conditions
Génération de documents	Générer des documents sur demande
Génération de documents	Modifier le document généré
Frais	Inclure les frais dans le TAEG sur la demande
Directeur	Gérer la configuration du système
Directeur	Mettre à jour les paramètres de l'entreprise
Portail du gestionnaire	Gérer les courtiers dans le portail Manager
Portail du gestionnaire	Gérer les avocats dans le portail Manager
Hypothèque	Créer et modifier des incréments personnalisés sur un prêt hypothécaire
Hypothèque	Modifier les incréments sur un prêt hypothécaire
Tarif net	Modifier le tarif de base dans l'application
Absent du bureau	Mettre à jour vos informations d'absence du bureau
Remarques	Peut afficher les notes système (toutes les applications) (dans le menu supérieur)
	Peut supprimer les notes système (toutes les applications) (dans le menu supérieur)
	Peut mettre à jour les notes système (toutes les applications) (dans le menu supérieur)
	Peut créer des notes système (toutes les applications) (dans le menu supérieur)
Pipeline	Répertorier les applications en cours (toutes les applications – créées par ou attribuées à n'importe qui)
	Répertorier ses propres applications en pipeline
	Répertorier les applications attribuées en pipeline
	Répertorier les applications non attribuées en pipeline
Rapports	Afficher les rapports
Entretien	Envoyer au service (applicable uniquement si nous sommes intégrés à votre fournisseur de services de prêt. C'est-à-dire Intellifi, Dolphin, TMO, etc.). Nécessite également l'autorisation de l'application de fonds pour pouvoir fonctionner.
Scène	Refuser la demande
	Forcer la transition d'étape avec des tâches inachevées
	Demande de fonds
	Déplacer l'application entre toutes les étapes non clôturées
	Faire passer la demande de l’étape initiale à l’étape de souscription
	Annuler la décision financée/refusée pour la demande
Tâches	Ajouter de nouvelles tâches à l'application
	Marquer les tâches assignées ou créées par l'utilisateur comme terminées
	Marquer les tâches comme terminées
	Mettre à jour les tâches assignées ou créées par l'utilisateur sur l'application
	Mettre à jour les tâches sur l'application
Gestion des utilisateurs	Ajouter un nouveau compte utilisateur
	Supprimer le compte utilisateur
	Mettre à jour le compte utilisateur
Afficher/Rechercher des applications	Afficher/rechercher les candidatures attribuées
	Afficher/rechercher vos propres applications
	Afficher/rechercher des applications (Toutes les applications. Fonctionnalité de recherche. Permet aux utilisateurs de rechercher des applications qui ne sont pas les leurs ou celles auxquelles ils sont affectés)
	Afficher les demandes de groupes restreints et de membres du personnel
	Afficher les applications sans restriction