Tâches

Guide des fonctionnalités du produit

Table des matières

Introduction

Bouton de navigation des tâches, date/heure d'échéance et badge des tâches de l'étape actuelle

Liste des tâches et en-têtes

Terminer une tâche

Ajouter une tâche

Modification des tâches

Suppression de tâches

Introduction

Les tâches jouent un rôle crucial en aidant l'équipe du prêteur à s'assurer que toutes les tâches sont accomplies en temps voulu et en permettant aux membres de l'équipe de suivre l'état d'avancement de leurs tâches. Dans le tableau de bord de l'application, vous trouverez le bouton « Tâches » dans le menu de navigation de gauche. En cliquant sur ce bouton, vous accéderez à la page des tâches spécifiques à cette application. Les tâches du tableau de bord de l'application sont adaptées à l'application à laquelle elles appartiennent. En fonction de ses droits, l'utilisateur peut créer de nouvelles tâches, les modifier ou les supprimer. Les tâches sont classées en fonction de l'étape à laquelle elles se trouvent dans le pipeline de l'application. La liste des tâches varie en fonction de la vue dans laquelle vous vous trouvez, soit « Courant », soit « Tous ». Une barre de défilement se trouve au bas de la section, ce qui permet aux utilisateurs de faire défiler la liste horizontalement et d'afficher les colonnes ou les champs qui ne sont pas visibles à l'écran. Les tâches qui sont barrées et qui ont une coche verte à gauche indiquent qu'elles ont été accomplies. 

Il est important de noter que les tâches sont déclenchées à chaque transition d'étape si les critères des tâches par défaut définis dans le Portail du gestionnaire sont remplis. C'est l'entrée dans l'étape qui constitue le déclencheur.

Bouton de navigation des tâches, date/heure d'échéance, & badge des tâches à l'étape actuelle

À côté du bouton de navigation Tâches, vous remarquerez une heure en jours, heures et minutes. Il s'agit d'un compteur qui indique quand la prochaine tâche est due et il sera mis à jour automatiquement à mesure que les tâches sont terminées, modifiées ou supprimées. Le compteur est codé par couleur en vert, rouge ou jaune. Il s'agit d'aider les utilisateurs en leur fournissant une indication visuelle de l'état d'avancement de la tâche. Un compteur vert indique que la prochaine tâche est due dans plus de 30 minutes. Un compteur jaune signifie que la prochaine tâche est due dans les 30 prochaines minutes. Un compteur rouge indique que la tâche est en retard. Ce repère visuel aide les utilisateurs à rester maîtres de leurs tâches et à prioriser leur travail en conséquence.

Vous verrez également un badge numéroté orange situé à droite du comptoir. Ce badge fournit une représentation visuelle du nombre de tâches encore incomplètes au stade actuel de la candidature. Dans l'exemple ci-dessus, il y a 5 tâches en suspens dans l'étape de souscription. Ce même badge apparaîtra également dans l’en-tête de la scène. 

 

Le compteur de tâches démarre lors de l'ingestion de la transaction pour la phase initiale. Il se réinitialise à chaque étape de transition vers les tâches de l'étape en cours, en supposant bien sûr que toutes les tâches de l'étape à partir de laquelle vous effectuez la transition ont été terminées. Lorsque vous forcez une transition d’étape, toutes les tâches incomplètes de l’étape précédente seront reportées. Le compte à rebours s'affichera toujours pour ces tâches, car ce sont probablement celles qui doivent être accomplies ensuite.

De plus, il existe également un indicateur de compte à rebours des tâches sur la transaction dans la vue Pipeline. 

Ce compte à rebours est désormais également présent sur le pipeline via une barre colorée au bas de chaque carte de donne dans la vue Tableau ou à gauche sur chaque donne dans la vue Liste. 

  • Vert : lorsque la prochaine tâche doit être exécutée dans plus de 30 minutes.
  • Jaune : Quand la prochaine tâche doit être exécutée dans les 30 prochaines minutes.
  • Rouge : quand il y a une tâche en retard.

 

Les utilisateurs peuvent également survoler l'indicateur de couleur sur une carte de transaction pour voir le temps réel restant pour terminer une tâche ou si une tâche est en retard.

Étapes du pipeline et badges de tâches

Vous pouvez voir un badge orange () situé à droite des en-têtes de scène. Le badge indique qu'il y a des tâches inachevées à cette étape. Le nombre au milieu du badge indique le nombre de tâches inachevées, c'est-à-dire que si une candidature est en phase d'examen des documents avec 3 tâches inachevées, le badge de tâches à côté de l'étape de pipeline associée comportera un 3 au milieu.

Liste des tâches et en-têtes

Liste des tâches de l'étape actuelle 

Liste de toutes les tâches 

La liste des tâches peut être segmentée en tâches de l'étape actuelle ou en toutes les tâches en sélectionnant le bouton de l'étape actuelle ou le bouton Tout situé au-dessus de la liste des tâches à l'extrême gauche. 

Trier la liste à l'aide des en-têtes de colonnes

Les colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur la flèche à droite du titre de l'en-tête. Lorsque la flèche est tournée vers le haut, la liste est triée par ordre croissant. Lorsqu'elle est orientée vers le bas, la liste est triée par ordre décroissant. Lorsque vous trierez la liste, la flèche dans la colonne dans laquelle vous avez trié restera en place pour indiquer quels étaient vos critères de tri.

Ascendant: Descendant:

Tâche - La colonne des tâches affiche le nom de la tâche à accomplir.

Description - La description de la tâche offre la possibilité de fournir des informations détaillées sur les actions spécifiques attendues pour cette tâche.

Scène - L'étape indique l'étape de candidature spécifique au cours de laquelle la tâche doit être accomplie. 

Priorité - Il s'agit du niveau de priorité (faible, moyen, élevé) de la tâche. Ceci est subjectif pour le prêteur dans son utilisation. 

Cessionnaire - Le responsable fait référence à l'utilisateur ou au rôle auquel la tâche est attribuée. Par exemple, la tâche peut être assignée à un souscripteur ou à un collecteur de documents. Les tâches peuvent être affectées à des rôles spécifiques et lorsque des utilisateurs sont affectés à ces rôles, les tâches sont automatiquement mises à jour avec l'utilisateur affecté. Vous pouvez également attribuer manuellement une tâche en ouvrant la barre latérale de la tâche et en recherchant le responsable soit en faisant défiler la liste, soit en utilisant la fonction de recherche. Il est important de noter que l’utilisateur auquel vous attribuez la tâche ne doit pas nécessairement être affecté à la transaction.

Date d'échéance - Ceci indique la date et l'heure auxquelles la tâche doit être terminée. La date d'échéance peut être définie selon différents incréments de temps, allant de jours à minutes.

Complété par - Ceci indique l'utilisateur qui a terminé la tâche. 

Terminé à - Ceci indique la date à laquelle la tâche a été terminée.

Terminer une tâche

Il existe trois manières différentes d'accomplir une tâche :

  1. En cliquant sur la case à cocher située à l'extrême gauche de la ligne de tâche.
  2. Vous pouvez effectuer des tâches en masse en cochant la case à gauche de l'en-tête de la colonne Tâche. Cette action marquera toutes les tâches incomplètes comme terminées.
  3. Vous pouvez marquer une tâche comme terminée en utilisant la barre latérale des détails. Pour ce faire, cliquez sur l'icône « Ouvrir les détails dans la barre latérale ». Cette icône apparaîtra lorsque vous passerez la souris à droite du nom de la tâche. Une fois la barre latérale ouverte, cliquez sur les points de suspension dans le coin supérieur droit et sélectionnez l'option "Terminer". 

Terminer une tâche ne la supprime pas. Il le supprime simplement et ajoute les informations « terminé par » et « terminé à » à l'extrême droite de la tâche. 

Remarque : Vous pouvez décocher les tâches pour les rendre incomplètes de la même manière que vous pouvez effectuer des tâches comme indiqué ci-dessus. Un mot d'avertissement cependant, en utilisant la méthode groupée décrite ci-dessus, TOUTES les tâches terminées seront de nouveau marquées comme incomplètes. Selon votre progression dans l'application, il est probable que vous ne souhaitiez pas le faire. La meilleure pratique consisterait à décocher les tâches terminées une par une si vous souhaitez les rétablir au statut incomplet. 

Ajouter une tâche

Pour créer une nouvelle tâche, cliquez simplement sur le bouton "Ajouter une nouvelle tâche", représenté par un bouton plus vert. Cette action ouvrira une barre latérale dans laquelle vous pourrez saisir tous les détails requis dans les champs désignés.

Pour ajouter la tâche à la liste, cliquez simplement sur le bouton « Ajouter une tâche » lorsque vous avez terminé. Vous pouvez annuler l'action en cliquant sur le bouton « Annuler ». Pour toute tâche ajoutée, une entrée d'historique sera enregistrée indiquant qui a créé la tâche, quand elle a été créée et les détails de la tâche (nom, description, étape, etc.).

Modification des tâches

Les tâches peuvent être modifiées dans une application. Pour ce faire, cliquez sur l'icône « Ouvrir les détails dans la barre latérale » à côté du nom de la tâche. Cette icône apparaîtra lorsque vous passerez la souris à droite du nom de la tâche.

Lorsque vous cliquez sur cette icône, une barre latérale s'ouvrira vous permettant de modifier n'importe lequel des champs si nécessaire.

Lorsque vous êtes satisfait des modifications, cliquez sur le bouton « Enregistrer la tâche » dans le coin inférieur droit. Le système enregistrera automatiquement toutes les modifications et une entrée de l'historique sera enregistrée. Cette entrée indiquera qui a modifié la tâche, quelle tâche a été modifiée et quand elle a été modifiée.  

Suppression de tâches

Pour supprimer une tâche, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur les points de suspension à l’extrême droite de la tâche que vous souhaitez supprimer. 
  2. Cliquez sur l'option "Supprimer" dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur le bouton "Supprimer" dans la fenêtre contextuelle de confirmation qui apparaît. La tâche sera supprimée de la liste. 

Si vous ne souhaitez pas supprimer la tâche. cliquez sur le bouton Annuler dans la fenêtre contextuelle de confirmation.

Lorsqu'une tâche est supprimée, une entrée de l'historique sera enregistrée. Il indiquera qui a supprimé la tâche, quelle tâche a été supprimée et quand.