Guide des fonctionnalités du produit
Table des matières
Archivage une application
Le bouton « Archiver une application » est un outil utile pour gérer et nettoyer les applications actives dans la vue Pipeline. Il vous permet de transférer et de stocker des demandes dans le pipeline des demandes archivées à des fins de visualisation ou d'audit. Par exemple, les demandes qui ont atteint les stades « Financé » ou « Refusé » peuvent être archivées afin d'alléger les demandes affichées dans la vue du pipeline. Actuellement, il n'existe pas de processus automatisé pour déplacer les demandes de l'état actif à l'état archivé. Pour déterminer quand déplacer les demandes vers le pipeline des demandes archivées, veuillez vous référer aux directives internes de votre entreprise.
Emplacement et fonctionnalité
- Ouvrez l'application depuis la vue Pipeline.
- Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application.
- Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Archiver l'application » ou « Archiver la demande »
- Un message d'avertissement apparaîtra vous demandant de confirmer votre action :
- Cliquez sur le bouton « Archiver ». Votre application n'apparaîtra désormais plus dans la vue Pipeline active mais sera visible dans la vue Pipeline archivée.
Pour afficher l'application qui a été archivée, vous devez accéder à la vue Pipeline et sélectionner les points de suspension trouvés dans le coin supérieur droit de l'écran. Cliquez sur l'option « Afficher l'application archivée » dans la liste déroulante.
Cela vous dirigera vers la vue Pipeline des applications archivées affichant toutes les applications précédemment archivées. Cliquez sur « Retour aux applications » (surligné en orange) pour revenir à la vue du pipeline active.
Désarchiver une application
- Accédez à la vue Pipeline des applications archivées.
- Ouvrez l'application que vous souhaitez désarchiver.
- Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application.
- Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Désarchiver l'application ».
- Une fenêtre contextuelle Unarchive Deal apparaîtra vous demandant si vous êtes sûr de vouloir désarchiver l'application actuelle.
- Sélectionnez le bouton « Désarchiver » et votre candidature passera à l'étape où elle se trouvait lors de son archivage et sera visible dans le Pipeline des deals actifs.
Verrouiller une application
Les candidatures sont généralement verrouillées une fois terminées. Par exemple, verrouiller une candidature est une pratique courante lorsqu’elle est complète ou financée. Cela évite que des modifications soient apportées à l'application qui pourraient affecter les considérations de maintenance. De plus, les candidatures peuvent également être verrouillées pour d'autres raisons, telles qu'une annulation, afin de maintenir l'intégrité de la candidature annulée aux fins de comparaison avec les candidatures futures du même candidat. La possibilité de verrouiller une application dépend de votre rôle et des autorisations définies par votre entreprise. Dans certains cas, le verrouillage peut également se produire automatiquement lorsqu'un dossier est refusé ou financé. Vous pouvez facilement identifier les applications verrouillées dans la vue Pipeline grâce à l'icône de verrouillage orange et dans le tableau de bord avec une barre d'avertissement orange en haut indiquant que l'application a été verrouillée.
- Ouvrez l'application à partir de la vue Pipeline.
- Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application.
- Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Verrouiller l'application ».
- Une fois qu'un utilisateur clique sur l'option « Verrouiller l'application », une fenêtre contextuelle apparaît :
- Dans le premier champ, sélectionnez l'option qui correspond le mieux à la raison pour laquelle vous verrouillez l'application. Cette liste est gérée dans la section « Motifs de verrouillage » du portail du gestionnaire.
- Dans le deuxième champ, vous pouvez ajouter toutes les notes pertinentes dans le champ « Ajouter un commentaire sur la raison ».
- Lorsque vous êtes satisfait de ces champs, cliquez sur le bouton « Verrouiller » dans le coin inférieur droit.
Une fois l’application verrouillée avec succès, une barre d’avertissement apparaîtra en haut du tableau de bord indiquant « Cette application a été verrouillée ». Une fois l’option Verrouiller l’application sélectionnée dans le tableau de bord de l’application, l’utilisateur ne pourra plus modifier ou déplacer l’application dans le pipeline.
L'application conservera également l'historique des transitions d'étape au moment où il a été verrouillé. Ainsi, s'il est déverrouillé, il revient à l'étape dans laquelle il se trouvait lorsqu'il a été verrouillé et qui est visible par l'utilisateur.
Déverrouiller une application
Il peut être nécessaire de déverrouiller une application une fois celle-ci verrouillée. Selon la situation, les candidatures sont généralement déverrouillées lorsque des modifications doivent être apportées pour un examen final avant le financement ou le refus. En verrouillant une candidature, vous préservez l’intégrité de la transaction et pouvez la comparer aux candidatures ultérieures du même candidat. Le déverrouillage de l'application pour apporter des modifications vous permet d'effectuer des ajustements pour la reverrouiller comme bon vous semble. Les utilisateurs disposant de l'autorisation nécessaire pour verrouiller une application ont également la possibilité de la déverrouiller.
- Ouvrez l'application depuis la vue Pipeline.
- Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application et sélectionnez l'option « Déverrouiller l'application ».
- Dans le premier champ, sélectionnez l'option qui correspond le mieux à la raison pour laquelle vous déverrouillez l'application.
- Dans le deuxième champ, vous pouvez ajouter toutes les notes pertinentes dans le champ « Ajouter un commentaire sur la raison ».
- Lorsque vous êtes satisfait de ces champs, cliquez sur le bouton « Déverrouiller » dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle ou pour annuler l'action, cliquez sur le bouton « Annuler ».
Une fois l’application déverrouillée avec succès, la barre d’avertissement indiquant « Cette application a été verrouillée » disparaîtra du haut du tableau de bord. Les utilisateurs pourront alors modifier ou déplacer l'application dans le pipeline, comme ils le feraient avant que l'application ne soit verrouillée.
Supprimer une application
L'archivage d'une application est la pratique recommandée, mais les utilisateurs ont également la possibilité de supprimer une application si nécessaire. Lorsqu'une application est supprimée, elle est définitivement supprimée du système et l'utilisateur n'aura plus accès à aucune des informations associées à l'application.
- Ouvrez l'application depuis la vue Pipeline.
- Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application.
- Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Supprimer l'application ».
- Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec le message « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer l'application actuelle ? » :
- Pour supprimer l'application, cliquez sur le bouton « Supprimer », situé en bas à droite de la fenêtre contextuelle ou pour annuler cette action, cliquez sur le bouton «Annuler».
Important : Une fois l'application supprimée, l'utilisateur ne pourra plus accéder à l'application ou aux données qu'elle contient, car elles seront complètement supprimées du système.