Archiver, verrouiller, et supprimer des applications

Table des matières

Pagination des applications archivées dans le pipeline

Archivage d'une candidature

Le bouton « Archiver la candidature » est un outil utile pour gérer et nettoyer les candidatures actives dans la vue Pipeline. Il vous permet de transférer et de stocker manuellement ou automatiquement des candidatures dans le pipeline des candidatures archivées à des fins de consultation ou d'audit. Par exemple, les candidatures qui ont atteint les étapes « Financée » ou « Refusée » peuvent être archivées afin de désencombrer les candidatures affichées dans la vue Pipeline. La possibilité d'archiver ou de désarchiver une demande dépend de votre rôle et des autorisations définies par votre entreprise.

Il existe une autorisation liée à la fois à l'archivage et à la désarchivage. Il s'agit de : « Peut archiver les demandes ». Cette autorisation vous permettra d'archiver et de désarchiver si elle est activée, sinon vous ne pourrez effectuer aucune de ces deux actions.

Options d'automatisation :

Il existe 4 options d'automatisation qui peuvent être activées dans le portail Manager par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées en fonction de votre environnement :

Remarque : l'option « Archiver les transactions financées uniquement lorsque tous les produits de la transaction ont le statut « Rapport final accepté » » est spécifique au client et peut ou non être pertinente ou apparaître dans votre environnement.

En activant ces options et en définissant le nombre de jours, vous vous assurez que le système déplace automatiquement les demandes vers le pipeline archivé et qu'il n'est donc pas nécessaire de les gérer manuellement.

Pour archiver manuellement une application :

Ouvrez l’application dans la vue Pipeline.
Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés à droite du tableau de bord.
Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Archiver la demande » :
Un message d'avertissement s'affiche pour vous demander de confirmer votre action :
Cliquez sur le bouton « Archiver ». Votre demande n'apparaîtra plus dans la vue Pipeline d'origine, mais sera visible dans la vue Pipeline archivé.

Pour afficher l'application qui a été archivée, vous devez vous rendre dans la vue Pipeline et sélectionner les points de suspension situés dans le coin supérieur droit de l'écran. Cliquez sur l'option « Afficher les applications archivées » dans la liste déroulante.

Vous serez alors redirigé vers la vue Pipeline des applications archivées, qui affiche toutes les applications précédemment archivées. Cliquez sur « Retour aux applications » (surligné en orange) pour revenir à la vue Pipeline active.

Pagination des applications archivées dans le pipeline

Nous avons introduit la pagination pour les transactions archivées dans le pipeline afin d'améliorer les performances et l'expérience utilisateur. Cette mise à jour garantit un chargement efficace des transactions archivées, évitant ainsi les ralentissements lors de la gestion d'un grand nombre d'enregistrements. Cela signifie qu'elle ne récupère que 5 à 100 transactions à la fois. Il n'y a donc aucune limite au nombre de transactions archivées lorsque vous utilisez la pagination. Les utilisateurs peuvent désormais naviguer de manière fluide parmi les transactions archivées grâce aux résultats paginés. Vous pouvez filtrer les demandes archivées à l'aide des filtres disponibles pour affiner rapidement vos résultats de recherche.

Remarque : cela bascule automatiquement le pipeline archivé vers une vue en liste. Lorsque vous revenez au pipeline de création, la vue en liste s'affiche par défaut. Vous pouvez revenir à la vue tableau (Kanban) dans le pipeline de création.

Désarchiver une application

Accédez à la vue Pipeline des applications archivées.
Ouvrez l'application que vous souhaitez désarchiver.
Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application.
Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Désarchiver l'application ».
Une fenêtre contextuelle Unarchive Deal apparaîtra vous demandant si vous êtes sûr de vouloir désarchiver l'application actuelle.
Sélectionnez le bouton « Désarchiver » et votre candidature passera à l'étape où elle se trouvait lors de son archivage et sera visible dans le Pipeline des deals actifs.

Verrouillage d'une d’application

Les applications sont généralement verrouillées une fois qu'elles sont remplies, ce qui empêche d'y apporter des modifications susceptibles d'avoir une incidence sur le traitement. En outre, les demandes peuvent également être verrouillées pour d'autres raisons, par exemple en attendant une demande, afin de préserver l'intégrité de la demande à des fins de comparaison avec les demandes futures du même demandeur. La possibilité de verrouiller ou déverrouiller une demande dépend de votre rôle et des autorisations définies par votre entreprise. Dans certains cas, le verrouillage peut également se produire automatiquement lorsqu'un dossier est refusé, annulé ou financé. Vous pouvez facilement identifier les demandes verrouillées dans la vue Pipeline grâce à l'icône de verrou orange

et dans le tableau de bord avec une barre d'avertissement orange en haut indiquant que l'application a été verrouillée.

Pour verrouiller une application :

Ouvrez l'application à partir de la vue Pipeline.
Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application.
Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Verrouiller l'application ».
Une fois qu'un utilisateur clique sur l'option « Verrouiller l'application », une fenêtre contextuelle apparaît :
Dans le premier champ, sélectionnez l'option qui correspond le mieux à la raison pour laquelle vous verrouillez l'application. Cette liste est gérée dans la section « Motifs de verrouillage » du portail du gestionnaire.
Dans le deuxième champ, vous pouvez ajouter toutes les notes pertinentes dans le champ « Ajouter un commentaire sur la raison ».
Lorsque vous êtes satisfait de ces champs, cliquez sur le bouton « Verrouiller » dans le coin inférieur droit.

Une fois l'application verrouillée, une barre d'avertissement s'affiche en haut du tableau de bord avec le message « Cette application a été verrouillée ». À partir de ce moment, les utilisateurs ne peuvent plus modifier ni déplacer l'application dans le pipeline.

L'application conservera également l'historique des transitions d'étape au moment où elle a été verrouillée. Ainsi, si elle est déverrouillée, elle revient à l'étape où elle se trouvait lorsqu'elle a été verrouillée, et celle-ci est visible par l'utilisateur.

Déverrouillage d'une application

Il peut être nécessaire de déverrouiller une demande une fois qu'elle a été verrouillée. Selon la situation, les demandes sont généralement déverrouillées lorsque des modifications doivent être apportées pour examen final avant le financement ou le refus. En verrouillant une demande, vous préservez l'intégrité de la transaction et pouvez la comparer aux demandes ultérieures du même demandeur. Le déverrouillage de la demande pour y apporter des modifications vous permet d'effectuer des ajustements afin de la verrouiller à nouveau ou de continuer à y travailler selon les besoins de l'utilisateur. Les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires pour verrouiller une demande ont également la possibilité de la déverrouiller.

Ouvrez l'application depuis la vue Pipeline.
Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application et sélectionnez l'option « Déverrouiller l'application ».

Ou cliquez sur « Déverrouiller l'application » dans la bannière orange en haut du tableau de bord :
Dans le premier champ, sélectionnez l'option qui correspond le mieux à la raison pour laquelle vous déverrouillez l'application.
Dans le deuxième champ, vous pouvez ajouter toutes les notes pertinentes dans le champ « Ajouter un commentaire sur la raison ».
Lorsque vous êtes satisfait de ces champs, cliquez sur le bouton « Déverrouiller » dans le coin inférieur droit de la fenêtre contextuelle ou pour annuler l'action, cliquez sur le bouton « Annuler ».

Une fois l'application déverrouillée, la bannière orange indiquant « Cette application a été verrouillée » disparaîtra du haut du tableau de bord. Les utilisateurs pourront alors modifier ou déplacer l'application dans le pipeline, comme ils le faisaient avant le verrouillage de l'application.

Supprimer une application

L'archivage d'une application est la pratique recommandée, mais les utilisateurs ont également la possibilité de supprimer une application si nécessaire, à condition qu'ils disposent des autorisations nécessaires. Lorsqu'une application est supprimée, elle est définitivement supprimée du système et l'utilisateur n'aura plus accès aux informations associées à cette application.

Pour supprimer une application :

Ouvrez l'application depuis la vue Pipeline.
Cliquez sur les points de suspension « Plus d'actions » situés sur le côté droit de l'application.
Dans la liste déroulante des actions, cliquez sur l'option « Supprimer l'application ».
Une fenêtre contextuelle apparaîtra avec le message « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer l'application actuelle ? » :
Pour supprimer l'application, cliquez sur le bouton « Supprimer », situé en bas à droite de la fenêtre contextuelle ou pour annuler cette action, cliquez sur le bouton «Annuler».

Important : Une fois l'application supprimée, l'utilisateur ne pourra plus accéder à l'application ou aux données qu'elle contient, car elles seront complètement supprimées du système.