Guide des fonctionnalités du produit
Table des matières
Éléments du modèle de tâche, leur description et leurs fonctionnalités
Introduction
Les modèles de tâches se composent de tâches prédéfinies conçues pour rappeler aux responsables des rôles spécifiques les actions imminentes, leurs dates d'échéance et fournir un système de tenue de registres pour les résultats de ces actions.
Par exemple, une tâche peut exiger que les souscripteurs vérifient le statut de licence active du courtier associé à une proposition spécifique au cours de l'étape « Nouvelle demande ». Cette tâche peut être désignée comme hautement prioritaire, applicable à tous les types de propriété et d'emploi, et assignée au souscripteur avec une date d'échéance dans les 7 jours suivant l'ingestion du fichier.
Les tâches peuvent être configurées pour avoir des délais d'exécution allant de quelques minutes à quelques jours, ou toute combinaison de jours, d'heures et de minutes. Toutes les tâches configurées dans la section Gestion des tâches rempliront automatiquement les applications appropriées lorsque l'application passera à l'étape à laquelle la tâche s'applique.
Il est important de noter que les tâches sont déclenchées à chaque transition d'étape si les critères sont remplis pour les tâches par défaut, tels qu'énoncés dans le portail du gestionnaire. C’est l’acte d’entrer en scène qui est le déclencheur.
Éléments du modèle de tâche, leur description et leurs fonctionnalités
Champ de recherche - Situé dans le coin supérieur gauche de la section. Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir du texte/des mots-clés liés aux tâches par défaut créées précédemment. Toutes les tâches par défaut contenant les critères de recherche apparaîtront dans une vue de liste.
Bouton « Ajouter une nouvelle tâche » - Vous permet de créer une nouvelle tâche. Lorsque vous sélectionnez ce bouton, une fenêtre contextuelle apparaîtra avec des champs pour saisir des données. Les champs sont les suivants : tâche, description, étape de la candidature, produit, priorité, objectif, propriété, cessionnaire, emploi, jours d'échéance, heures d'échéance et minutes d'échéance.
En-têtes de liste de colonnes
Les en-têtes ci-dessous marqués d'un astérisque (*) se retrouvent dans le menu Tâche du tableau de bord de l'application.
Tâche* - Il s'agit du nom de la tâche (il sera visible par les autres utilisateurs au sein des applications).
Description* - Une description détaillée de la tâche ou une explication de ce qui est requis pour accomplir la tâche.
Scène* - Il s'agit de l'étape de candidature pour laquelle la tâche doit être complétée. Champ de sélection unique. Vous avez également la possibilité de sélectionner (-), ce qui signifie tout ou nul. La sélection de cette option indique au système de ne pas évaluer ou ignorer ce champ lors de la correspondance avec l'application.
Produit - Si vous avez des tâches spécifiques à un produit, vous pouvez sélectionner le produit ici et ces tâches ne seront remplies que lorsque ces produits seront sélectionnés. Sélection simple ou multiple. Vous avez également la possibilité de sélectionner (Tous) lequel peut être n'importe quelle valeur parmi celles que possède le système, mais doit avoir une valeur. Sélectionner Tout indique au système de rechercher au moins une de ces valeurs lors de la correspondance avec l'application. Si aucune des valeurs n’est trouvée, elle ne correspondra pas et ne s’appliquera donc pas. Vous pouvez également sélectionner (-) qui signifie tout ou nul. La sélection de cette option indique au système de ne pas évaluer ou ignorer ce champ lors de la correspondance avec l'application. Vous disposez également de fonctionnalités de recherche et de filtrage où la recherche vous permet de commencer à saisir une valeur et la liste déroulante se remplira avec toutes les valeurs correspondant à vos critères de recherche et le filtrage vous permet de filtrer par province. Les fonctions de recherche et de filtrage vous permettent d'affiner vos options plus rapidement que de parcourir la liste, en particulier lorsque vous disposez d'un nombre important de produits.
Priorité* - C'est la priorité de la tâche. Les choix sont élevés, moyens ou faibles et la manière dont ils sont attribués est à la discrétion du prêteur. Champ de sélection unique. Vous avez également la possibilité de sélectionner (-), ce qui signifie tout ou nul. La sélection de cette option indique au système de ne pas évaluer ou ignorer ce champ lors de la correspondance avec l'application.
Cessionnaire* - Spécifie le rôle auquel la tâche est assignée, en indiquant la personne responsable de son exécution. Lorsque des utilisateurs sont affectés à des rôles spécifiques au sein de l'application, toutes les tâches associées à ces rôles seront mises à jour pour afficher l'utilisateur affecté au rôle en tant que responsable de la tâche. Champ de sélection unique. Vous avez également la possibilité de sélectionner (-), ce qui signifie tout ou nul. La sélection de cette option indique au système de ne pas évaluer ou ignorer ce champ lors de la correspondance avec l'application.
Objectif de la demande - Si vous avez des tâches spécifiques aux types d'objectifs de l'application, vous pouvez sélectionner l'objectif ici et ces tâches ne seront renseignées que lorsque ces types d'objectifs seront indiqués sur l'application. Sélection simple ou multiple. Vous avez également la possibilité de sélectionner (Tous) lequel peut être n'importe quelle valeur parmi celles que possède le système, mais doit avoir une valeur. Sélectionner Tout indique au système de rechercher au moins une des valeurs dans la liste déroulante lors de la correspondance avec l'application. Si aucune des valeurs n’est trouvée, elle ne correspondra pas et ne s’appliquera donc pas. Vous pouvez également sélectionner (-) qui signifie tout ou nul. La sélection de cette option indique au système de ne pas évaluer ou ignorer ce champ lors de la correspondance avec l'application.
Type de propriété - Si vous avez des tâches spécifiques aux types de propriétés, vous pouvez sélectionner les types de propriétés ici et ces tâches ne seront renseignées que lorsque ces types de propriétés seront indiqués sur l'application. Sélection simple ou multiple. Vous avez également la possibilité de sélectionner (Tous) lequel peut être n'importe quelle valeur parmi celles que possède le système, mais doit avoir une valeur. Sélectionner Tout indique au système de rechercher au moins une des valeurs dans la liste déroulante lors de la correspondance avec l'application. Si aucune des valeurs n’est trouvée, elle ne correspondra pas et ne s’appliquera donc pas. Vous pouvez également sélectionner (-) qui signifie tout ou nul. La sélection de cette option indique au système de ne pas évaluer ou ignorer ce champ lors de la correspondance avec l'application.
Type d'emploi - Si vous avez des tâches spécifiques à un type d'emploi, vous pouvez sélectionner ici le type d'emploi. Ces tâches ne seront renseignées que lorsque ces types d'emploi seront indiqués sur la candidature. La tâche lit uniquement le type d'emploi de l'emprunteur principal. Sélection simple ou multiple. Vous avez également la possibilité de sélectionner (Tous) lequel peut être n'importe quelle valeur parmi celles que possède le système, mais doit avoir une valeur. Sélectionner Tout indique au système de rechercher au moins une des valeurs dans la liste déroulante lors de la correspondance avec l'application. Si aucune des valeurs n’est trouvée, elle ne correspondra pas et ne s’appliquera donc pas. Vous pouvez également sélectionner (-) qui signifie tout ou nul. La sélection de cette option indique au système de ne pas évaluer ou ignorer ce champ lors de la correspondance avec l'application.
Jours d'échéance* - Il s'agit du nombre de jours dont dispose l'utilisateur pour terminer la tâche. Le compte à rebours commence lors de l’ingestion de l’application pour toutes les tâches de l’étape Nouvelle application et lors de la transition de l’étape pour toutes les autres étapes.
Heures d'échéance - Il s'agit du nombre d'heures dont dispose l'utilisateur pour accomplir la tâche. Le compte à rebours commence lors de l’ingestion de l’application pour toutes les tâches de l’étape Nouvelle application et lors de la transition de l’étape pour toutes les autres étapes.
Procès-verbal dû - Il s'agit du nombre de minutes dont dispose l'utilisateur pour terminer la tâche. Le compte à rebours commence lors de l’ingestion de l’application pour toutes les tâches de l’étape Nouvelle application et lors de la transition de l’étape pour toutes les autres étapes.
Points de suspension - Cliquer sur les points de suspension ouvre la possibilité de supprimer une tâche si nécessaire.
Barres de défilement - Situé en bas de la liste et à l'extrême droite de l'écran. Utilisez-les pour faire défiler verticalement ou horizontalement et voir ce qui ne rentre pas sur la page.
Articles par page - Selon la taille de votre liste, vous pouvez avoir plus d'une page de tâches. Pour parcourir les pages, utilisez la navigation Éléments par page en bas à droite de votre écran. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez indiquer combien d'éléments par page vous souhaitez voir en groupes de 10, 15, 25, 50 ou 100. Vous pouvez voir combien de pages il y a et faire défiler les pages vers l'avant et vers l'arrière si nécessaire.
Ajouter une tâche
Pour ajouter une nouvelle tâche, procédez comme suit :
- Sélectionnez le « bouton Ajouter une nouvelle tâche ».
- Entrez les détails de la tâche lorsque la liste déroulante apparaît. Les champs sont constitués de tous les en-têtes de tâches. Vous pouvez créer des tâches sans sélectionner d'étape, de type d'emploi ou d'autres champs de configuration. Ceci est fait dans le but de donner plus de flexibilité à la façon dont le processus est défini par chaque prêteur.
Remarque : Les tâches créées sans étape désignée seront automatiquement placées dans l'étape initiale lors de l'ingestion. - Une fois terminé, cliquez sur le bouton « Créer une tâche par défaut ».
Si vous souhaitez annuler le processus de création d'une tâche par défaut, cliquez sur le bouton Annuler .
Les tâches rempliront la liste par ordre d'ajout, la plus récente apparaissant au bas de la liste. Toutes les tâches créées auxquelles aucune étape n’est affectée apparaîtront uniquement dans la liste Tous.
Modification d'une tâche
Pour modifier les détails de la tâche, procédez comme suit :
- Recherchez la tâche que vous souhaitez modifier.
- Dans la ligne de cette tâche, recherchez le champ que vous souhaitez modifier et cliquez dessus.
- Mettez à jour les données si nécessaire sur le terrain.
Le système enregistrera automatiquement toutes les mises à jour effectuées.
Supprimer une tâche
Recherchez les points de suspension en ligne situés à l’extrême droite de la tâche que vous souhaitez supprimer. Cliquez sur les points de suspension et sélectionnez « Supprimer » pour supprimer la tâche.