La gestion des utilisateurs permet d'ajouter et de gérer tous les utilisateurs du système. Il s'agit notamment d'ajouter, de désactiver, de supprimer, de fixer les limites de l'autorité de prêt désignée (DLA), le statut d'absence du bureau, l'activation/désactivation de l'AMF, l'activation/désactivation de l'attribution automatique des affaires avec les règles d'attribution, et l'identification du gestionnaire direct de l'utilisateur.

Pour localiser la section Gestion des utilisateurs, procédez comme suit :

Accédez au « Portail du gestionnaire ».
Cliquez sur « Gestion des utilisateurs » dans la barre latérale à gauche de l'écran.

Tri de la liste des utilisateurs

Par défaut, la liste des utilisateurs est triée par ordre alphabétique selon le prénom, dans l'ordre croissant. Toutefois, vous pouvez modifier le tri en fonction d'une autre colonne, par ordre croissant ou décroissant. Pour ce faire, survolez le titre de la colonne et cliquez sur la flèche située à côté. Lorsque la flèche pointe vers le haut, la liste est triée par ordre croissant. Lorsqu'elle pointe vers le bas, la liste est triée par ordre décroissant.

Filtrage de la liste des utilisateurs

Vous pouvez également filtrer les utilisateurs pour n'afficher que ceux qui n'ont pas de responsable direct. Pour ce faire, cochez la case « Pas de responsable direct ». Tous les utilisateurs qui n'ont pas de responsable direct seront répertoriés, avec un signe d'avertissement orange dans la colonne Responsable direct, indiquant l'absence d'un responsable direct.

Recherche d'un utilisateur

Si vous avez un utilisateur spécifique en tête, vous pouvez le trouver rapidement en utilisant le champ de recherche. Lorsque vous commencez à taper du texte ou des mots-clés, la liste commence à s'enrichir de toutes les entrées correspondantes. Une fois que vous avez repéré l'utilisateur souhaité, vous pouvez accéder à ses paramètres ou effectuer les modifications nécessaires directement en ligne ou en cliquant sur l'icône Ellipse située à l'extrême droite de la colonne Gestionnaire direct.

Ajout d'utilisateurs

Pour ajouter un nouvel utilisateur, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton « Ajouter un nouvel utilisateur » (le signe plus vert).
Authentification multifacteur (AMF) : Si vous cochez la case « Activer l'AMF », l'utilisateur devra utiliser l'authentification multifacteur pour se connecter, soit par SMS, soit via une application d'authentification. Après la création, l'administrateur système ne peut pas modifier le nom, l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone de l'utilisateur. Cependant, les utilisateurs peuvent mettre à jour leurs informations et paramètres après la création de leur compte. Le menu déroulant suivant apparaît. Saisissez les informations du nouvel utilisateur.

Remarque : Cette section contient un champ pour le numéro de téléphone. Il est essentiel de vérifier l'exactitude de ce numéro. Lors de la soumission de demandes aux assureurs, le système exige le numéro de téléphone du souscripteur. En général, le système utilise par défaut le numéro de téléphone de l'utilisateur indiqué dans la Gestion des utilisateurs. Cependant, si aucun numéro de téléphone n'est fourni pour l'utilisateur, le système utilise automatiquement le numéro de téléphone de l'entreprise spécifié dans les Paramètres de l'entreprise afin d'éviter les erreurs de soumission. Il est important que le numéro de téléphone de l'utilisateur dans la Gestion des utilisateurs soit exact ou vide, et que le numéro de téléphone dans les Paramètres de l'entreprise soit exact. Si le numéro de téléphone de l'utilisateur est laissé vide, le système utilisera le numéro de téléphone de l'entreprise.
Pour ajuster les paramètres de l'AMF, cliquez sur les points de suspension dans la liste des utilisateurs et activez ou désactivez l'AMF selon vos besoins.

3. Une fois terminé, cliquez sur le bouton Créer un utilisateur.

Il est important de noter qu'un numéro de téléphone portable est requis pour l'authentification par SMS. Ne fournissez pas de numéro de téléphone fixe.

En cliquant sur le bouton Créer un utilisateur, l'utilisateur recevra un e-mail de bienvenue du système. Cet e-mail comprendra des informations essentielles telles que l'URL nécessaire à l'accès, leur adresse e-mail associée et un mot de passe temporaire. L'utilisateur doit se connecter rapidement au système et, pour plus de commodité, enregistrer l'URL dans sa liste de favoris. L'utilisateur devra ensuite mettre à jour son mot de passe et configurer MFA (le cas échéant).

L'ajout d'utilisateurs est un processus en trois étapes dans FundMore :

Créer un utilisateur - FundMore

Activer l'utilisateur - FundMore

Envoyer un e-mail de bienvenue - envoyé par AWS

Il existe parfois un décalage entre l'exécution de ses actions par FundMore et la reconnaissance du compte par AWS, ce qui peut provoquer un message d'erreur lors de la création de l'utilisateur. Le message d'erreur indiquera que le compte de l'utilisateur est introuvable, mais si vous vérifiez la liste des utilisateurs, vous les verrez répertoriés. Si cela se produit, tout ce que vous avez à faire est d'accéder aux points de suspension en ligne (voir ci-dessous) et de cliquer sur Envoyer la bienvenue. À ce stade, AWS a rattrapé son retard et l'e-mail de bienvenue sera envoyé au nouvel utilisateur.

Liste déroulante des points de suspension en ligne

Les points de suspension en ligne abritent un menu dans lequel vous pouvez gérer les paramètres d'attribution automatique des transactions pour l'utilisateur, son statut d'absence du bureau, ses limites DLA, l'activation du compte, l'activation MFA ou supprimer son compte. Cliquer sur les points de suspension en ligne ouvre le menu suivant :

Détails de l'utilisateur

Il y a trois onglets dans les détails de l'utilisateur : Préférences, Limites de prêt et Absent du bureau (O.O.O).

Onglet « Préférences »

Dans la section « Préférences », les utilisateurs de niveau administrateur disposant des autorisations nécessaires peuvent effectuer une série d'actions. Celles-ci incluent l'activation ou la désactivation de l'attribution automatique des transactions, la définition des désignations Direct Manager et la configuration de champs de profil utilisateur supplémentaires tels que l'emplacement, la préférence linguistique, le type de propriété, le type de produit, le courtier et la date de financement.

Remarque : Le champ Date de financement n'est pas encore fonctionnel et ne fait rien. Veuillez ne pas en tenir compte.

Activer l'option d'attribution automatique - Cliquez pour activer ou désactiver. Lorsqu'il est basculé vers la droite, il apparaîtra en couleur avec une coche, ce qui signifie qu'il est activé. Lorsqu'il est basculé vers la gauche, il apparaîtra en gris avec un signe moins, ce qui signifie qu'il est désactivé. La méthode d'affectation est déterminée lors de l'intégration.

Note: L'affectation automatique ne fonctionnera que si elle est activée à la fois dans le Section Automatisations de la Paramètres de l'entreprise et le Préférences utilisateur. La fonctionnalité doit être activée aux deux emplacements pour garantir qu’elle fonctionne comme prévu. L'algorithme d'affectation automatique s'applique uniquement aux utilisateurs ayant le rôle de souscripteur par défaut attribué. Rôles de souscripteur personnalisés ne seront pas pris en compte dans ce processus d’attribution automatique.

Algorithme d'affectation automatique

La fonctionnalité d'affectation automatique optimise la distribution des transactions en garantissant une efficacité optimale dans la gestion des transactions. Il garantit que les utilisateurs ne rencontrent que des offres pertinentes pour leurs rôles et capacités dans leurs vues de pipeline.

Exigences de configuration

Pour activer l'attribution automatique, assurez-vous que les préférences utilisateur, les limites d'approbation et la capacité maximale de transaction sont correctement configurées dans la gestion des utilisateurs. De plus, les automatisations nécessaires doivent être activées dans les paramètres de l'entreprise.

Rôle des paramètres dans l'affectation automatique

L'affectation des demandes est influencée par des paramètres spécifiques que nous appelons « préférences », notamment la localisation, le type de propriété, le type de produit, le courtier et la capacité maximale. Les sélections effectuées dans ces champs déterminent les demandes qui sont automatiquement acheminées vers un utilisateur particulier :

Emplacement: Par exemple, si « Ontario » est sélectionné comme emplacement, seules les applications dont les propriétés sont en Ontario seront automatiquement dirigées vers cet utilisateur.
Type de propriété et type de produit : Une logique similaire s’applique en fonction de ces champs ; les candidatures qui correspondent aux critères spécifiés suivront les règles d’attribution établies.
Capacité maximale: garantit que les utilisateurs ne sont pas surchargés, car le système arrête d'attribuer des offres une fois que la capacité maximale de l'utilisateur est atteinte.
Courtier: La logique diffère lorsqu’elle concerne le domaine des courtiers, et il est important de comprendre comment les transactions sont acheminées sur cette base. Reportez-vous à ce qui suit :
- "N'importe quel courtier": Si « N'importe quel courtier » est attribué, le souscripteur recevra des transactions de n'importe quel courtier, y compris ceux déjà attribués à d'autres souscripteurs.
- Courtier spécifique : Si tous les souscripteurs se voient attribuer des courtiers spécifiques et qu’une transaction est ingérée avec un courtier non attribué, la transaction sera dirigée vers le pipeline non attribué.
- Gestion et délégation des absences du bureau : Si un souscripteur a des courtiers spécifiques attribués dans ses préférences utilisateur et va OOO lors de l'affectation d'un délégué, les transactions de leurs courtiers assignés seront pas être automatiquement acheminé vers le délégué. Au lieu de cela, si une transaction provient de l'un de leurs courtiers désignés, elle sera réaffectée au prochain souscripteur disponible avec "N'importe quel courtier" accéder. Si aucun souscripteur n'a de « courtier » assigné, la transaction sera placée dans le File d'attente non attribuée pour une réaffectation manuelle.

Si une application ne correspond aux paramètres d'aucun utilisateur, elle sera acheminée vers le Pipeline non attribué. À partir de là, il peut être réaffecté manuellement à un souscripteur approprié.

Composants clés de l'algorithme d'attribution automatique :

Vérification de la capacité : Le système vérifie d'abord si un utilisateur dispose d'une capacité disponible. Si un utilisateur a atteint sa capacité maximale - déterminée par le nombre total de demandes actives dans son pipeline - aucune autre attribution n'aura lieu jusqu'à ce qu'une capacité se libère.
Évaluation des limites de prêt : Ensuite, le système prend en compte les limites de prêt, en donnant la priorité aux utilisateurs en fonction de leur capacité à traiter l'opération dans les limites de leur capacité de prêt.
Priorité dans la file d'attente : Si plusieurs utilisateurs répondent aux critères, le système attribue l'opération à l'utilisateur qui a le moins d'opérations dans sa file d'attente, ce qui garantit une distribution équilibrée.

Informations opérationnelles

Si un utilisateur atteint sa capacité, l'attribution automatique s'arrête jusqu'à ce qu'il ait de la place pour d'autres affaires. Toutefois, les responsables ou le personnel autorisé peuvent attribuer manuellement des offres aux utilisateurs même s'ils ont atteint leur capacité.
Si aucun utilisateur disponible ne répond aux critères d'attribution automatique, la demande sera placée dans le pipeline des offres non attribuées. Pour visualiser ces offres, il suffit d'appliquer le filtre Offres non attribuées à la vue Pipeline. Cela vous permet d'afficher et de gérer uniquement les offres non attribuées dans le pipeline. La disponibilité de ce filtre dépend des autorisations attribuées à votre rôle.attribuées à votre rôle.

Le système évalue en permanence les transactions non attribuées et les attribue dès que les utilisateurs gagnent en capacité.
Les niveaux de capacité sont directement liés à l'approbation conditionnelle, influençant la fonctionnalité d'affectation automatique.
Il est important de garder la fonction d'attribution automatique activée, en particulier lors de l'intégration de nouveaux utilisateurs ou de l'ajustement de l'autorité de prêt direct (DLA) ou de la taille de la file d'attente des utilisateurs.

Intervention manuelle et meilleures pratiques

Les utilisateurs peuvent récupérer manuellement les offres du pipeline des offres non attribuées à tout moment, même si elles ont atteint leur capacité maximale.
Pour optimiser l’efficacité du système, autorisez dans un premier temps le remplissage automatique de la file d’attente ou attribuez manuellement les offres selon vos besoins. Ajustez progressivement les paramètres de capacité en fonction des performances et de la demande.

Gestionnaire direct - Vous pouvez ajouter ou supprimer un Direct Manager d'un utilisateur dans l'onglet Préférences utilisateur. Pour ce faire :

Accédez au portail du gestionnaire.
Sélectionnez l’option Gestion des utilisateurs dans la barre latérale à gauche.
Cliquez sur les points de suspension en ligne de l'utilisateur concerné et sélectionnez l'option « Détails de l'utilisateur ».
Recherchez le champ Direct Manager et apportez les modifications nécessaires à partir des options disponibles dans la liste déroulante.

Le Direct Manager peut être n’importe quel utilisateur, à l’exception de l’utilisateur pour lequel vous le configurez, à condition qu’il se soit vu attribuer un rôle marqué Assignable. .

Remarque : les utilisateurs désactivés rempliront cette liste, mais il est important d'éviter d'attribuer un gestionnaire direct actuellement désactivé. Ils continuent de remplir la liste car ils pourraient redevenir actifs ; sinon, ils auraient été complètement supprimés du système.

Ce système a été conçu pour contribuer à améliorer la structuration des équipes, en fournissant un soutien précieux aux prêteurs dans la gestion des flux de transactions pour leurs équipes, tout en améliorant les capacités de reporting.

Si un utilisateur a des subordonnés directs, il peut changer de pipeline pour afficher les offres associées à ces personnes. Lorsqu'ils basculent vers la vue pipeline de leur subordonné direct, ils peuvent filtrer la vue pipeline comme suit :

Toutes les offres de mon équipe
Effectuez une sélection multiple entre les membres de mon équipe et voyez simplement un sous-ensemble d'offres
Transactions non attribuées (uniquement pour les responsables ou les personnes autorisées à voir toutes les transactions en cours)
Par défaut, ils verront toutes les transactions de leurs propres rapports.

Le Direct Manager pourra basculer facilement entre son « Mon pipeline d'applications d'équipe » et « Mon pipeline ».

Lors de l’attribution ou de la modification du Direct Manager d’un utilisateur, vous disposez de deux options pour localiser la bonne personne. Vous pouvez soit effectuer une recherche par nom du responsable direct si vous le connaissez, soit utiliser le filtrage basé sur les rôles en cliquant sur l'icône de filtre.

Une info-bulle est également disponible pour vérifier rapidement si l'utilisateur que vous attribuez est un gestionnaire direct pour d'autres utilisateurs. Cette info-bulle affichera une liste de leurs subordonnés directs pour votre commodité.

Emplacement - Sélectionnez une ou plusieurs provinces où l'utilisateur est autorisé à opérer. Ce paramètre garantit que seules les offres situées dans les régions spécifiées sont automatiquement attribuées à l'utilisateur.

Préférence linguistique - Ce paramètre influence les attributions de transactions, garantissant que les utilisateurs reçoivent les candidatures dans la langue sélectionnée.

Type de propriété - Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un ou plusieurs types de propriétés qui s'appliquent à l'utilisateur. Les options disponibles incluent : Toutes les propriétés, Cottage, Société d'investissement, Mobile/Modulaire, Multi-unités, Résidence principale et Résidence secondaire.

Type de produit - Choisissez un ou plusieurs types de produits dans le menu déroulant qui ont été créés pour votre entreprise. Vous pouvez localiser rapidement un produit en tapant dans le champ de recherche en haut de la liste déroulante. De plus, vous pouvez filtrer les produits par emplacement à l'aide de l'icône de filtre à côté du champ de recherche ou simplement faire défiler la liste.

Courtiers - Sélectionnez un ou plusieurs courtiers dans le menu déroulant. Vous pouvez rechercher un courtier spécifique en utilisant le champ de recherche en haut de la liste déroulante ou parcourir la liste en la faisant défiler. Seuls les courtiers vérifiés rempliront cette liste.

Note: Si vous sélectionnez « N'importe quel courtier », le système ne limitera pas les candidatures à des courtiers spécifiques. Au lieu de cela, vous recevrez des candidatures de tous les courtiers du système, que ces courtiers soient affectés à vous ou à d'autres souscripteurs. Cette sélection contourne tout filtrage spécifique au courtier et inclut chaque courtier dans le processus de candidature.

Date de financement - Ce domaine est en cours de développement.

Onglet « Limites de prêt »

Nous avons inclus une section Limites de prêt dans la section Détails de l'utilisateur de la gestion des utilisateurs pour prendre en charge plusieurs limites de prêt pour les utilisateurs. Cet onglet offre à la fois une vue condensée et développée, avec un contrôle sur le mode d'affichage disponible dans la section Paramètres du portail du gestionnaire.

Lorsqu'elle est activée, les limites de prêt étendues des utilisateurs dans les préférences seront visibles. À l’inverse, le désactiver n’affichera que la vue condensée.

Vue condensée

La vue condensée comprend des champs tels que Montant du prêt, Capacité maximale et Discrétion maximale.

Vue étendue

La vue développée comprend des champs tels que Max Mortgage Secured, Max Non-Mortgage Secured, Max Bridge Secured, Max Total Connection, Max Capacité et Discrétion maximale.

Cette vue permet au prêteur d'appliquer des limites de prêt en tenant compte des prêts globaux et de plusieurs produits. Max Non-Mortgage Secured comprend les produits garantis en espèces, sécurisés par véhicule et non garantis, tandis que Max Total Connection comprend les agrégats de vente au détail et les agrégats commerciaux.

Note: La vue condensée et la vue développée s'excluent mutuellement, les prêteurs ne doivent afficher et remplir qu'une seule de ces vues à la fois.

Une fois les limites de prêt d'un utilisateur configurées, le système validera ces limites au cours du processus de candidature, garantissant que les utilisateurs respectent les seuils définis.

Lorsque les limites de prêt étendues sont activées, ces limites sont intégrées dans le flux d'approbation. Comme le montrent les captures d'écran, les utilisateurs peuvent voir leurs limites de prêt en cliquant sur le bouton Info-bulle « i », qui affichera les informations pertinentes sur l'autorité de prêt en fonction de la demande actuelle. Si la demande de prêt dépasse la limite autorisée de l’utilisateur, une icône d'avertissement apparaîtra et le système empêchera l'utilisateur de continuer. Cette bannière d'approbation (DLA) oblige l'utilisateur à demander l'approbation d'une personne faisant autorité supérieure ayant l'autorisation d'approuver de telles demandes.

De plus, la modification du montant total des lignes de crédit garanties amènera le système à réévaluer les limites de prêt de l'utilisateur en temps réel. Si les modifications dépassent les limites définies par l’utilisateur, la bannière d’approbation réapparaîtra jusqu’à ce qu’une personne autorisée accorde son approbation. Cette évaluation dynamique garantit le respect des règles internes de l’autorité de prêt. Pour regarder une démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous à cette vidéo (anglais seulement) : Limites étendues – Flux d'approbation des demandes DLA (EN).

La démonstration montre le point de vue d'un utilisateur administrateur apportant des ajustements aux limites de prêt d'un utilisateur et montre comment cela affecte la transaction. Comme vous pouvez le voir dans la démonstration, l'utilisateur est désormais bloqué par une bannière d'approbation (DLA) car sa limite de prêt dépasse ce qui a été configuré pour lui. Cela oblige l'utilisateur à demander l'approbation d'un utilisateur ayant l'autorisation d'approuver de telles demandes. De plus, vous pouvez voir que l'utilisateur modifie le montant de la ligne de crédit garantie (agrégat), provoquant l'apparition et la disparition de la bannière d'approbation dans la transaction sur laquelle il travaille.

Cette fonctionnalité fournit aux utilisateurs administrateurs une méthode claire et directe pour contrôler les limites de prêt, contribuant ainsi à garantir que les demandes ne relevant pas de l'autorité d'un utilisateur sont correctement remontées. Il permet également aux utilisateurs d'identifier et d'ajuster rapidement leurs actions dans les limites qui leur sont définies.

Onglet « Absent du bureau »

C'est ici que les utilisateurs de niveau administrateur peuvent gérer le statut d'absence d'un utilisateur en garantissant que les transactions sont automatiquement réattribuées lorsqu'elles sont O.O.O.

Bascule « Absent du bureau » - Cliquez pour activer ou désactiver. Lorsqu'il est basculé vers la droite, il apparaîtra en couleur avec une coche, ce qui signifie qu'il est activé. Lorsqu'il est basculé vers la gauche, il apparaîtra en gris avec un signe moins, ce qui signifie qu'il est désactivé.

Gamme - Sélectionnez votre date de début et votre date de fin et la plage sélectionnée sera mise en surbrillance en vert. Toutes les nouvelles candidatures créées au cours de cette plage de dates seront automatiquement attribuées à la personne sélectionnée comme délégué et cet utilisateur n'apparaîtra pas dans la liste des approbateurs DLA disponibles.

Déléguer - Dans le menu déroulant, vous pouvez soit rechercher un délégué dans le champ Rechercher, faire défiler la liste des délégués renseignés, soit cliquer sur l'entonnoir pour filtrer par rôle. Une fois que vous avez trouvé le délégué que vous souhaitez utiliser, sélectionnez cette personne et elle remplira le champ du délégué.

Le délégué recevra une notification et toutes les nouvelles applications créées qui seraient normalement attribuées à l'utilisateur d'origine seront déléguées à la personne sélectionnée. Une fois la plage de dates dépassée, l'O.O.O s'éteindra automatiquement et l'attribution de la transaction reprendra pour l'utilisateur.

Présentation de la fonctionnalité « Absent du bureau »

Lorsqu'un utilisateur définit une période d'absence du bureau (O.O.O), le système gère automatiquement la délégation de ses transactions pour assurer la continuité. Les principaux aspects de cette fonctionnalité incluent :

Affectation automatique des délégués

Lorsqu'un utilisateur définit une période d'absence du bureau (OOO), le système assigne automatiquement son délégué désigné pour gérer ses transactions.

Cette affectation se produit même si l'OOO est défini pour le jour en cours ou si un délégué a déjà été affecté à l'un des autres utilisateurs impliqués dans la transaction. Si un délégué est changé pendant la période OOO, le nouveau délégué est immédiatement affecté aux offres de l'utilisateur.

File d'attente des délégués et autorisations

Les offres attribuées apparaissent dans la file d'attente des délégués, où ils peuvent prendre des mesures en fonction de leurs autorisations. Les délégués recevront des notifications automatiques par e-mail lorsque de nouvelles offres leur seront attribuées.

Exclusion des utilisateurs OOO de la liste des approbateurs

Les utilisateurs marqués comme O.O.O sont exclus de la liste des approbateurs disponibles pour les demandes d'approbation, garantissant ainsi qu'ils ne sont pas sélectionnés pendant leur absence.

Durée de la mission du délégué

Les délégués restent affectés aux transactions même après la fin de la période O.O.O, à moins que le "Supprimer automatiquement les délégués des applications déléguées lorsque l'absence du bureau est désactivée" Le paramètre est activé.

Lorsque le paramètre est activé : Les délégués sont automatiquement supprimés de toutes les transactions une fois la période O.O.O terminée, soit manuellement, soit naturellement. Cela garantit que l'utilisateur d'origine reprend le contrôle de ses transactions sans aucune intervention manuelle.
Lorsque le paramètre est désactivé : Les délégués continueront à être affectés aux transactions même après la fin de la période O.O.O. Dans ce cas, les gestionnaires ou les utilisateurs doivent annuler manuellement l'attribution des délégués s'ils souhaitent redonner le contrôle à l'utilisateur d'origine. Ce paramètre offre de la flexibilité pour les situations où la délégation continue est préférable au-delà de la période O.O.O.

Note: Si un délégué O.O.O est également le Gestionnaire de l'utilisateur, le délégué continuera à voir les transactions dans son pipeline après la fin de la période O.O.O, car les managers ont une visibilité par défaut sur les transactions de leur équipe.

Considérations basées sur le temps

L'horloge système est réglée sur 21 h PST ou minuit HNE pour la fin de la délégation. Si la période O.O.O est désactivée avant 21 h 00 PST, les offres sont immédiatement réattribuées à l'utilisateur d'origine. Si la période expire naturellement à 21 h 00 PST, les offres restent chez le délégué jusqu'à leur réaffectation manuelle. Cela garantit que le système s'aligne sur le fuseau horaire et les besoins opérationnels de l'utilisateur.

Exemple: Si l'O.O.O d'un utilisateur est défini du 1er au 3 septembre et expire naturellement à 21 h 00 PST le 3 septembre, les offres resteront chez le délégué jusqu'à ce qu'elles soient réaffectées manuellement. Si l'O.O.O est désactivé le 3 septembre avant 21 h 00 PST, les offres seront immédiatement réattribuées à l'utilisateur d'origine.

Gestion de la chaîne de délégués

Lorsqu'un utilisateur définit une période d'absence du bureau (OOO), ses offres sont automatiquement réaffectées à un délégué désigné. Si ce délégué définit également sa propre période OOO, ses accords se répercuteront sur son délégué, créant ainsi une chaîne de délégation. Chaque délégué de cette chaîne reprend les offres de l'utilisateur précédent, garantissant que les offres sont toujours attribuées à un utilisateur disponible.

Exemple:

L'utilisateur A définit une période OOO et attribue ses transactions au délégué B.
Le délégué B est également sur OOO, donc ses transactions sont automatiquement attribuées au délégué C.
Ce processus en cascade se poursuit tout au long de la chaîne jusqu'à ce qu'un délégué sans période OOO soit trouvé.sd.

La désaffectation inverse la chaîne des délégués, garantissant que tous les délégués de la chaîne sont désaffectés dans le bon ordre. Lorsque l'utilisateur d'origine ou tout délégué de niveau supérieur revient d'OOO, le processus de désaffectation efface toute la chaîne de délégués, redonnant ainsi le contrôle des transactions à l'utilisateur d'origine ou au délégué approprié.

Exemple:

L'utilisateur A revient de sa période OOO.
Le système annule l'affectation du délégué B et du délégué C (le cas échéant), renvoyant toutes les transactions à l'utilisateur A.
Cela garantit qu’aucune offre ne reste avec les délégués une fois que l’utilisateur d’origine est de retour.

Pour une démonstration vidéo de cette fonctionnalité, reportez-vous à cette vidéo (anglais seulement) : Chaîne de délégués en cas de désaffectation.

Scénarios détaillés :

Scénario 1 :

L'utilisateur A définit une période OOO du 1er au 3 septembre. Leurs contrats sont réaffectés au délégué X.
Si le délégué X est également absent au cours de la même période, ses transactions sont transmises au délégué Y.
À la fin de la période OOO de l’utilisateur A, le système gère la désaffectation du délégué X et du délégué Y en fonction du paramètre « Supprimer automatiquement les délégués ».

Scénario 2 :

L'utilisateur A délègue ses transactions à l'utilisateur B pendant sa période OOO.
L'utilisateur B commence sa période OOO un jour plus tard, les transactions sont donc réaffectées à l'utilisateur C.
Lorsque l'utilisateur A revient, la désaffectation de son délégué efface tous les délégués de la chaîne, y compris l'utilisateur B et l'utilisateur C, redonnant ainsi le contrôle total des transactions à l'utilisateur A.

Note: Pour les locataires connectés au DM (Ezidox), à mesure que les offres sont attribuées au délégué, toute configuration DM sera automatiquement partagée avec eux. La fonction d'affectation d'une personne à une transaction dans la LOS partage automatiquement le fichier DM correspondant avec elle et l'utilisateur aura un accès complet aux documents, commentaires, statuts, etc., dans DM.

Créer un compte DM

Ne s'applique que si votre système est connecté à DM (Ezidox). Lors de l'ajout d'un utilisateur, un compte DM sera créé pour lui simultanément à la création de son compte utilisateur. Si vous n'avez pas FundMore DM, cette option est grisée. Si vous disposez de DM, il sera toujours grisé mais lorsque vous le survolez, vous verrez un message pop up indiquant « FundMore DM account already created » (le compte DM de FundMore est déjà créé).

Envoyer le message de bienvenue

Sera grisé. Cette fonction est automatisée par le backend et est envoyée à l'utilisateur une fois qu'il a été créé dans le système. L'e-mail de bienvenue contient le nom d'utilisateur, un mot de passe temporaire et l'URL à utiliser pour se connecter au système.

Activer l'authentification multifacteur (MFA)

Activer l'authentification multifacteur (MFA / AMF) (Paramètres du locataire)

Veuillez contacter l'équipe du service client si vous souhaitez activer l'authentification multifacteur (MFA) pour votre organisation.

Permet d'activer/désactiver l'authentification multifacteur pour les utilisateurs. Une fois l'activation effectuée, l'utilisateur peut choisir son système d'authentification multifacteur (SMS ou application d'authentification) dans les paramètres de son profil utilisateur. L'activation de l'MFA est impossible si l'entreprise ne l'a pas préalablement effectuée et si l'authentification multifacteur initiale est par défaut par SMS.

FundMore supporte les SMS et les applications d'authentification (Microsoft et Google). L'application Authenticator est préférable.

Si l'entreprise active le MFA, un numéro de téléphone portable valide doit être saisi dans le profil de l'utilisateur car le système a besoin d'un numéro de téléphone portable pour envoyer le MFA par SMS.

L'AMF résout le problème de la protection lorsque le même mot de passe est utilisé dans plusieurs applications. C'est la meilleure protection dans ces situations. FundMore utilise Cognito et dispose d'un système avancé de suivi des mots de passe compromis. Nous pouvons activer la fonction de blocage si Cognito signale qu'un mot de passe est compromis.

Pour activer ou désactiver MFA pour l'utilisateur, procédez comme suit :

Dans Manager Portal -> User Management, cliquez sur les points de suspension à droite de l'utilisateur concerné
Dans le menu déroulant, sélectionnez Activer MFA
La prochaine fois que l'utilisateur se connectera, il recevra le message suivant :

La stratégie MFA préférée dépend des préférences de votre organisation, mais la MFA initiale est par défaut un SMS. Une fois que l'utilisateur s'est connecté initialement, il peut accéder à sa page de paramètres et définir sa préférence sur SMS ou sur l'application Authenticator, où il peut soit activer le bouton de l'application d'authentification, soit sélectionner SMS dans la liste déroulante. Une fois leur sélection effectuée, il leur suffit de suivre les instructions à l’écran.

Marquer le compte comme vérifié

Il s'agit actuellement d'un processus automatique du système lorsqu'un utilisateur est créé. Le système vérifie les numéros de téléphone et les adresses électroniques de l'utilisateur lorsque vous créez son compte. Comme il s'agit d'un processus automatique, cette fonction est grisée.

Désactiver le compte

Il est recommandé d'utiliser cette fonction lorsque vous devez empêcher les utilisateurs d'accéder temporairement au système, par exemple en cas de congé de maternité. La désactivation de leur compte les empêchera d'accéder à FundMore.ai mais laissera leurs informations intactes et leurs paramètres et notifications antérieurs seront enregistrés dans le journal d'audit.

Activer le compte

Lorsque le compte d'un utilisateur a été désactivé, l'option de le réactiver devient disponible. L'étiquette « Désactiver le compte » devient « Activer le compte ». En sélectionnant cette option, l'utilisateur retrouvera l'accès au système, ce qui lui permettra de reprendre ses activités antérieures en conservant tous ses paramètres.

Supprimer

Cette option permet de supprimer définitivement un utilisateur du système. La suppression de son compte l'empêchera d'accéder à FundMore.ai et le supprimera de la gestion des utilisateurs, bien que les journaux d'audit de ses actions pendant qu'il était un utilisateur actif seront conservés.

Attention : Ne supprimez jamais un compte s'il est possible que l'utilisateur revienne. Le système reconnaîtra l'email original utilisé, provoquant des erreurs si l'on tente de recréer le compte de l'utilisateur. Dans ce cas, il est recommandé de désactiver l'utilisateur.

Autres remarques sur la suppression des utilisateurs :

Réaffectation des tâches : Toutes les tâches assignées aux utilisateurs supprimés reviendront au « Nom inconnu ».
Entrées d'historique : Les actions effectuées par l'utilisateur supprimé resteront dans les journaux d'historique, mais le nom de l'utilisateur dans ces entrées redeviendra « Système FundMore ».
Suppression de la transaction : Si un utilisateur supprimé est affecté à une offre, il sera supprimé de l'offre et n'apparaîtra plus dans la liste des équipes.
Modifications de l'application : Toutes les modifications apportées par l'utilisateur supprimé dans les applications resteront intactes.

Gestion des utilisateurs avec l'intégration de l'authentification unique (SSO)

Note : Cette section s'applique spécifiquement à la gestion des utilisateurs qui accèdent à FundMore par l'intermédiaire de l'authentification unique (SSO) et doit être comprise dans ce contexte.

Lorsqu'un prêteur a mis en place l'authentification unique (SSO), les fonctions de gestion des utilisateurs diffèrent légèrement par rapport à la gestion des utilisateurs uniquement au sein de la plateforme FundMore. Il est important de noter que lorsque l'authentification unique est activée, certaines actions des utilisateurs, telles que la désactivation ou l'activation des comptes, doivent être gérées dans le système d'authentification unique du prêteur plutôt que dans FundMore.

Désactivation d'utilisateurs avec SSO

Pour les prêteurs utilisant SSO, la désactivation d'un utilisateur doit être effectuée dans le système SSO du prêteur. FundMore n'a pas d'intégration avec SSO pour désactiver automatiquement un utilisateur une fois qu'il est désactivé dans FundMore. Cela signifie que les administrateurs doivent se connecter au système SSO utilisé par leur organisation pour désactiver l'utilisateur. Une fois qu'un utilisateur est désactivé dans le système SSO, il ne pourra plus se connecter à FundMore via SSO.

Activation des utilisateurs avec le SSO

De même, l'activation d'un compte utilisateur doit également être gérée par le système SSO du prêteur. Pour activer un utilisateur, les administrateurs doivent s'assurer que l'utilisateur est actif et qu'il dispose des autorisations appropriées dans le système SSO. Une fois l'utilisateur activé dans le système SSO, il pourra se connecter à FundMore en utilisant ses identifiants SSO.

Autres actions de gestion des utilisateurs

Les détails de l'utilisateur, tels que les mises à jour du profil, les rôles et les autorisations, peuvent toujours être gérés dans FundMore, mais il est essentiel de comprendre les limites de l'intégration SSO. Puisque SSO gère l'authentification, toutes les actions liées au statut de l'utilisateur (actif/inactif) doivent être gérées directement par le système SSO. Cependant, les attributions de rôles et les droits d'accès dans FundMore peuvent toujours être mis à jour dans la plateforme FundMore si nécessaire.

Lors de la gestion des utilisateurs pour un prêteur avec SSO, il est important de garder à l'esprit cette séparation des responsabilités afin de s'assurer que l'accès des utilisateurs est correctement contrôlé et que le système SSO et FundMore reflètent les statuts de compte souhaités.

Journal d'historique

Toutes les activités ou mises à jour effectuées dans la section Gestion des utilisateurs du Manager Portal sont enregistrées dans l'historique. Pour consulter l'historique du portail du responsable, il suffit de cliquer sur l'icône « Historique » en bas de l'écran. Tous les ajouts, suppressions ou modifications seront suivis dans l'historique, en identifiant l'auteur, la nature et la date de la modification. Le composant « historique » comprend un indicateur de chargement qui fournit un retour d'information en temps réel en affichant la progression lors de l'accès aux historiques et de la préparation des fichiers pour l'exportation, ce qui permet aux utilisateurs de rester informés tout au long des processus d'extraction et d'exportation des données.

Pour regarder une démonstration de cette fonctionnalité, reportez-vous à cette vidéo (anglais seulement): Gestion des utilisateurs - Démo du journal d'historique.